politique de confidentialité

1. Introduction et portée

Shield Family Care Services (« SFCS », « nous », « notre » ou « nos ») s'engage à protéger la vie privée et la confidentialité des informations personnelles et des informations personnelles sur la santé collectées, utilisées et divulguées dans le cadre de la fourniture de personnel de santé et de services de soutien en Ontario, au Canada.

Cette politique de confidentialité explique comment SFCS collecte, utilise, divulgue, conserve et protège les informations personnelles conformément à :

• La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), L.C. 2000, ch. 5 ;
• La Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé de l'Ontario (LPRPS), S.O. 2004, ch. 3, annexe. UN; et
• La Loi canadienne anti-pourriel (LCAP), L.C. 2010, ch. 23.

Cette politique s'applique à toutes les informations personnelles collectées via notre site Web à www.shieldfamilycare.com, par téléphone, par courrier électronique et dans le cadre de la prestation de services. Elle ne s'applique pas aux informations personnelles des employés collectées et utilisées uniquement à des fins d'emploi, qui sont régies par une politique interne distincte.

2. Définitions

Informations personnelles désigne toute information sur une personne identifiable, telle que définie dans la LPRPDE, y compris son nom, ses coordonnées, sa date de naissance et ses informations financières.

Les renseignements personnels sur la santé (PHI) désignent les informations d'identification sur la santé physique ou mentale d'un individu, ses antécédents en matière de soins de santé, ses prestataires de soins de santé ou ses paiements pour des soins de santé, tels que définis dans la LPRPS.

Dépositaire fait référence aux prestataires de soins de santé et aux dépositaires de renseignements sur la santé tels que définis dans la LPRPS, qui peuvent inclure le SFCS, le cas échéant, pour la fourniture de services de santé.

3. Informations que nous collectons

Nous collectons des informations personnelles uniquement à des fins qu'une personne raisonnable considérerait appropriées dans les circonstances. Les types d'informations que nous pouvons collecter comprennent :

3.1 De la part des familles et des individus recherchant des services

• Nom complet, adresse, numéro de téléphone et adresse e-mail
• Informations sur la personne ayant besoin de soutien, y compris son âge, son état de santé, son handicap et ses besoins en matière de soins
• Informations financières à des fins de facturation et de vérification du financement
• Coordonnées d'urgence

3.2 Depuis les établissements de santé

• Nom de l'organisation, noms des contacts, informations de téléphone et de courrier électronique
• Exigences en matière de personnel et préférences de quart de travail
• Informations sur la facturation et les comptes créditeurs

3.3 Des candidats à un emploi

• CV/CV, diplômes et certifications professionnelles
• Coordonnées et informations sur l’éligibilité au travail
• Références et antécédents professionnels
• Résultats des vérifications des antécédents criminels et des secteurs vulnérables

3.4 Depuis l'utilisation du site Web

• Adresse IP, type et version du navigateur et URL de référence (collectées automatiquement via les journaux et analyses du serveur)
• Données des cookies telles que décrites dans notre Avis sur les cookies
• Informations soumises via les formulaires du site Web

4. Objectifs de la collecte

Nous collectons des informations personnelles aux fins suivantes :

• Évaluer l’éligibilité aux services et jumeler les clients avec les travailleurs de soutien appropriés
• Élaborer, mettre en œuvre et surveiller des plans de soins personnalisés
• Pour répondre aux demandes de personnel des établissements de santé
• Recruter, sélectionner et intégrer les travailleurs de soutien et le personnel de santé
• Communiquer avec les clients, les familles, les établissements et le personnel concernant la prestation de services
• Pour traiter les paiements et gérer les comptes
• Se conformer aux obligations légales et réglementaires, y compris les exigences de déclaration obligatoires
• Pour améliorer la qualité de nos services et de notre site Internet
• Avec consentement exprès, pour envoyer des communications électroniques, y compris des newsletters (conformément à la LCAP)

Nous n'utiliserons pas les informations personnelles à des fins autres que celles identifiées ci-dessus sans obtenir au préalable le consentement, ou tel que permis ou requis par la loi.

5. Consentement

SFCS obtient le consentement significatif des individus avant ou au moment de la collecte de renseignements personnels, sauf lorsque la collecte sans consentement est autorisée ou requise par la loi.

Le consentement peut être exprès (par exemple, signer un accord de service, cocher une case de consentement sur un formulaire) ou implicite (par exemple, fournir des informations de contact dans le but de recevoir un rappel). Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d'un préavis raisonnable. Le retrait du consentement peut affecter notre capacité à fournir des services.

Pour les renseignements personnels sur la santé, nous nous appuyons sur le consentement implicite lorsque la collecte et l'utilisation des RPS sont raisonnablement nécessaires pour fournir ou aider à la fourniture de soins de santé à l'individu, conformément à la LPRPS. Lorsqu’une utilisation ou une divulgation plus large est requise, un consentement exprès est obtenu.

6. Divulgation des informations personnelles

Nous ne vendons, ne louons ni n’échangeons d’informations personnelles à des tiers. Nous pouvons divulguer des informations personnelles dans les circonstances limitées suivantes :

• Prestation de services : pour soutenir les travailleurs, les superviseurs et les coordinateurs qui ont besoin d'informations pour fournir les services convenus.
• Prestataires de services tiers : aux fournisseurs fournissant des services informatiques, de stockage cloud, de paie ou d'autres services opérationnels en notre nom, dans le cadre d'accords écrits exigeant des protections de confidentialité équivalentes.
• Conformité juridique : Lorsque la loi, la réglementation, l'ordonnance d'un tribunal ou l'autorité légale applicable l'exigent (par exemple, signalement obligatoire des abus ou de la négligence en vertu de la législation de l'Ontario)
• Situations d'urgence : lorsque la divulgation est nécessaire pour protéger la santé ou la sécurité d'une personne.
• Avec consentement : Pour toute autre fin avec votre consentement exprès

7. Conservation et élimination

Nous conservons les informations personnelles uniquement aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels elles ont été collectées ou comme l'exige la loi applicable :

• Dossiers de service client : minimum 7 ans à compter de la dernière date de service, ou tel que requis par la législation applicable en matière de dossiers médicaux.
• Dossiers du personnel et des candidats : jusqu'à 24 mois après la cessation d'emploi ou le rejet de la candidature, sauf si une période plus longue est requise par la loi.
• Données de demande de renseignements et de consultation du site Web : jusqu'à 2 ans à compter de la date de soumission

Lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, ils sont détruits ou anonymisés de manière sécurisée.

8. Sauvegardes

SFCS utilise des mesures de protection administratives, techniques et physiques adaptées à la sensibilité des informations personnelles détenues, notamment :

• Contrôles d'accès limitant les informations au personnel qui en a besoin pour exercer ses fonctions
• Protection par mot de passe, cryptage et protocoles de transmission sécurisés pour les informations électroniques
• Stockage verrouillé pour les documents physiques contenant des informations personnelles
• Formation du personnel sur les obligations de confidentialité et de confidentialité
• Accords de confidentialité avec tout le personnel et les sous-traitants

Nous ne pouvons garantir la sécurité des informations transmises sur Internet, mais nous prenons des mesures raisonnables pour protéger toutes les informations sous notre contrôle.

9. Vos droits

Sous réserve de la loi applicable, vous avez le droit de :

• Demander l'accès aux informations personnelles que nous détenons à votre sujet
• Demander la correction d'informations inexactes ou incomplètes
• Retirer votre consentement à certaines utilisations de vos informations personnelles
• Demandez que nous cessions d’utiliser ou de divulguer vos informations dans certaines circonstances
• Déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou du Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario

Pour exercer l'un de ces droits, contactez notre responsable de la confidentialité en utilisant les informations de la section 12 ci-dessous. Nous vous répondrons dans les 30 jours.

10. Communications électroniques et LCAP

SFCS enverra uniquement des messages électroniques commerciaux (y compris des bulletins d'information, du matériel promotionnel et des courriels de marketing) aux personnes qui ont donné leur consentement exprès ou implicite, comme l'exige la LCAP. Chaque message électronique commercial que nous envoyons comprendra :

• Identification de SFCS comme expéditeur
• Coordonnées de SFCS
• Un mécanisme de désabonnement clair et simple

Les demandes de désabonnement seront traitées dans un délai de 10 jours ouvrés.

11. Cookies et analyses Web

Notre site Web utilise des cookies et des technologies de suivi similaires à des fins fonctionnelles et analytiques. Pour des informations détaillées sur les types de cookies que nous utilisons, comment les contrôler et vos options de désinscription, veuillez consulter notre Avis sur les cookies.

Nous utilisons des données analytiques agrégées et anonymisées pour comprendre comment les visiteurs utilisent notre site Web et pour améliorer ses fonctionnalités et son contenu. Ces données ne permettent pas d'identifier les visiteurs individuels.

12. Responsable de la confidentialité et coordonnées

SFCS a désigné un responsable de la confidentialité chargé de superviser le respect de cette politique et de la législation applicable en matière de confidentialité. Pour poser une question, faire une demande ou déposer une plainte concernant la confidentialité, contactez :

Responsable de la confidentialité
Shield Family Care Services
2030 Bristol Circle, Suite 210, Oakville, Ontario
Email: confidentialité@shieldfamilycare.com
Phone: (905) 484-0470 / +1 (866) 242-3577

Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez contacter le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada à www.priv.gc.ca ou le Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario à www.ipc.on.ca.

13. Modifications de cette politique

SFCS peut mettre à jour cette politique de confidentialité de temps à autre pour refléter les changements dans nos pratiques, les exigences légales ou les orientations réglementaires. Nous publierons la politique mise à jour sur cette page avec une date d'entrée en vigueur révisée. Pour les changements importants, nous fournirons un préavis supplémentaire, le cas échéant. Nous vous encourageons à revoir cette politique périodiquement.