Avis de confidentialité en matière de recrutement

1. Objet de cet avis

Cet avis de confidentialité en matière de recrutement explique comment Shield Family Care Services (« SFCS », « nous », « notre » ou « notre ») collecte, utilise, stocke et protège les informations personnelles fournies par les personnes qui postulent à un emploi ou à un engagement auprès de SFCS, ou dont les informations sont fournies à des fins de recrutement.

Cet avis complète notre Politique de confidentialité générale et s'applique spécifiquement au contexte de recrutement et d'intégration. Ils sont fournis conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), L.C. 2000, ch. 5 et la législation ontarienne applicable en matière de protection de la vie privée.

2. Informations que nous collectons

Au cours du recrutement et de l'intégration, SFCS peut collecter les catégories d'informations personnelles suivantes auprès des candidats :

• Nom complet, adresse personnelle, numéro de téléphone et adresse e-mail
• CV, curriculum vitae, lettre de motivation et antécédents professionnels
• Diplômes d'études, certifications professionnelles et licences (par exemple, inscription CNO pour les infirmières)
• Références professionnelles et résultats de la vérification des références
• Résultats des vérifications de casier judiciaire et des vérifications auprès des personnes vulnérables (VSC) obtenus auprès des services de police concernés
• Statut d'admissibilité au travail (par exemple, citoyenneté canadienne, résidence permanente, détails du permis de travail)
• Dossiers de vaccination ou d'immunisation requis pour le placement dans certains contextes
• Informations bancaires à des fins de paie (collectées au moment de l'embauche et non lors de la candidature)
• Coordonnées d'urgence (collectées au point de location)
• Toute autre information que vous fournissez volontairement pendant le processus de candidature ou d'entretien

Nous collectons uniquement les informations nécessaires aux fins décrites ci-dessous. Nous ne demandons pas, et les candidats ne doivent pas fournir, de renseignements sur la race, l'origine nationale ou ethnique, la couleur, la religion, le sexe, l'orientation sexuelle, l'identité de genre, le handicap ou d'autres motifs protégés en vertu du Code des droits de la personne de l'Ontario, sauf lorsque la loi l'exige expressément (par exemple, certains programmes d'équité en matière d'emploi).

3. Finalités de la collecte et de l'utilisation

Nous collectons et utilisons les informations personnelles des candidats aux fins suivantes :

• Pour évaluer vos qualifications, votre aptitude et votre éligibilité à des postes chez SFCS
• Effectuer des vérifications des antécédents et des références dans le cadre de notre processus de sélection
• Pour communiquer avec vous au sujet de votre candidature, de vos entretiens et de vos décisions d'embauche
• Pour vérifier les titres de compétences et les licences professionnelles auprès des organismes de réglementation concernés (par exemple, CNO)
• Pour faciliter votre intégration si vous êtes embauché ou engagé
• Pour se conformer aux exigences légales et réglementaires applicables (par exemple, les obligations de tenue de dossiers en vertu de la législation sur les normes d'emploi)
• Avec votre consentement exprès, pour vous considérer pour de futures opportunités si votre candidature actuelle n'est pas retenue
• Avec votre consentement exprès, pour vous envoyer des communications liées à la carrière telles que des newsletters de recrutement ou des alertes emploi (conformément à la LCAP)

4. Consentement

En soumettant une candidature à SFCS – que ce soit via notre site Web, par courrier électronique ou en personne – vous consentez à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation de vos informations personnelles comme décrit dans cet avis. Votre consentement est valable pour la durée du processus de recrutement et jusqu'à 24 mois par la suite, à moins que vous ne retiriez votre consentement plus tôt.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en nous contactant à careers@shieldfamilycareservices.com. Veuillez noter que le retrait de votre consentement peut nous empêcher de traiter votre candidature ou de vous considérer pour de futures opportunités.

5. Divulgation des informations sur le candidat

Nous traitons les informations des candidats avec la plus stricte confidentialité. Nous pouvons partager vos informations dans les circonstances limitées suivantes :

• En interne : avec le personnel et les coordinateurs du SFCS impliqués dans le processus de recrutement et d'embauche en fonction du besoin de savoir
• Vérification des références : auprès des personnes et des organisations que vous avez identifiées comme références, avec votre consentement
• Vérifications d'antécédents : auprès des services de police ou de prestataires de contrôle tiers accrédités dans le but d'effectuer des vérifications auprès des personnes vulnérables et des vérifications de casier judiciaire, avec votre consentement exprès.
• Organismes de réglementation : auprès d'ordres de réglementation professionnels (par exemple, l'OIIO) uniquement pour vérifier votre statut d'inscription.
• Conformité juridique : lorsque la loi, la réglementation ou l'autorité légale en vigueur l'exige

Nous ne vendons, ne louons ni ne partageons les informations des candidats avec des tiers sans votre consentement exprès.

6. Rétention

Nous conservons les informations personnelles des candidats comme suit :

• Candidats retenus : les informations sont conservées dans le cadre de votre dossier d'emploi ou de mission pendant toute la durée de votre relation avec SFCS et pendant 7 ans après la fin de la relation, ou tel que requis par la loi applicable.
• Candidats non retenus : les informations sont conservées jusqu'à 24 mois à compter de la date de candidature pour nous permettre de vous considérer pour de futures ouvertures. Après cette période, les informations sont détruites en toute sécurité, sauf si vous avez donné votre consentement distinct pour une conservation plus longue.

7. Sauvegardes

Les informations sur les candidats sont stockées en toute sécurité à l'aide de mesures de protection administratives, physiques et techniques adaptées à la sensibilité des informations. L’accès est limité au personnel autorisé du SFCS impliqué dans les fonctions de recrutement et de ressources humaines. Les enregistrements électroniques sont protégés par des contrôles de mot de passe et un cryptage, le cas échéant. Les documents physiques sont stockés dans des installations verrouillées.

8. Vos droits

En tant que candidat, vous avez le droit de :

• Demander l'accès aux informations personnelles que nous détenons à votre sujet
• Demander la correction de toute information inexacte ou incomplète
• Retirer votre consentement à l’utilisation de vos informations comme décrit ci-dessus
• Demander que les informations de votre candidature soient supprimées (sous réserve de nos obligations légales de conserver certains enregistrements)
• Déposez une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada à www.priv.gc.ca

Pour exercer l’un de ces droits, veuillez contacter notre responsable de la confidentialité :

Responsable de la protection de la vie privée — Shield Family Care Services
Email: confidentialité@shieldfamilycare.com
Phone: (905) 484-0470 / +1 (866) 242-3577
2030 Bristol Circle, Suite 210, Oakville, Ontario

Nous répondrons aux demandes d’accès et de correction dans les 30 jours suivant leur réception.

9. Modifications apportées à cet avis

Nous pouvons mettre à jour cet avis de confidentialité en matière de recrutement de temps à autre. La version la plus récente sera toujours disponible sur shieldfamilycare.com/recruitment-privacy-notice.html. En cas de changements importants, nous informerons les candidats actifs par courrier électronique dans la mesure du possible.